Sete boas práticas para melhorar a comunicação por e-mail

                

Enviar uma única mensagem para cada assunto abordado, reler os textos antes de enviá-los e tratar os destinatários com o devido decoro são algumas das indicações que devem ser seguidas no dia a dia dos executivos

No ambiente corporativo, as pessoas são julgadas pelo estilo de escrita, erros de digitação, falhas gramaticais e pela linguagem utilizada em e-mails. No entanto, na maior parte do tempo, as pessoas esquecem essa avaliação e descuidam da qualidade dos textos enviados por meio de mensagens eletrônicas.

De acordo com estudo da consultoria norte-americana especializada no mercado de TI Radicati Group, aproximadamente 247 bilhões de mensagens eletrônicas são transacionadas diariamente em todo o mundo. O número reflete um volume absurdo de informações enviadas e recebidas e aponta a necessidade de eliminar, ao máximo, os e-mails desnecessários. Para tanto e também para melhorar a efetividade das mensagens indispensáveis, seguem algumas dicas:

1. Utilize as mensagens eletrônicas para as coisas certas: mesmo que os e-mails pareçam ser o meio mais ágil e eficaz para a troca de informações, em algumas situações eles simplesmente não funcionam. Um exemplo disso é a utilização do correio eletrônico para agendar compromissos que envolvam muitas pessoas. De forma geral, a troca de mensagens confunde os envolvidos. O mais eficiente é utilizar um calendário compartilhado de atividades.

2. Defina o assunto da mensagem de forma objetiva: utilize o campo reservado ao assunto do e-mail para torná-lo atraente. Identifique a palavra-chave da mensagem e certifique-se de que ela está bem no início do assunto. Se não conseguir identificar o principal termo de seu texto é melhor reavaliá-lo – quando nem o autor tem claro o objetivo da mensagem, é provável que o leitor também não consiga visualizá-lo.

3. Se for enviar mensagem a vários destinatários, apresente-os uns aos outros: no caso de e-mails coletivos, identifique na primeira linha quem são as pessoas com quem você pretende se comunicar. Escreva, por exemplo, “para todo o time de vendas”, pois assim os destinatários reconhecerão que a mensagem não é spam. Além disso, trate todo e-mail profissional com o devido decoro – considere que, assim como uma carta, a mensagem pode ser lida por mais de uma pessoa dentro de cada empresa, por isso, é importante não demonstrar intimidade com o receptor (mesmo que seja um conhecido).

4. Coloque a informação mais importante no topo do texto: e não tente contar histórias aos destinatários. Os leitores de seus e-mails são tão ocupados quanto você.

5. Envie um e-mail para cada assunto a ser discutido: não confunda o leitor com um único e-mail tratando de vários assuntos. As pessoas normalmente leem as primeiras linhas das mensagens e ignoram o restante o texto. Se realmente precisar tratar de diversos temas opte por realizar um telefonema.

6. Releia os textos antes de enviá-los: é preciso identificar se há erros de digitação, concordância ou mesmo se a mensagem está clara e objetiva. Não tente ser agradável demais e evite expressões que podem denotar alguma intimidade com o destinatário.

7. Escreva textos curtos: e-mails devem ter, no máximo, dois parágrafos.

James E. Gaskin, Network World/EUA

Fonte : http://cio.uol.com.br 

A importância do cadastro de produtos para seu E-commerce

Ao imaginar uma estratégia de sucesso para loja virtual, devemos lembrar que na navegação o cliente deve sentir-se confortável e atraído pelos produtos ofertados. O site deverá encantar e despertar a necessidade de compra aos visitantes. Diversos fatores deverão influenciar na decisão da compra; um deles é a qualidade no cadastro dos produtos, que deverá ter padronização. É muito desconfortável navegar em uma loja que não possui padrão, é como adentrarmos em uma loja física, completamente bagunçada e não localizarmos o produto desejado
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Para tanto, elencamos abaixo, pontos que deverão ser avaliados no cadastramento de produtos:

Árvore Mercadológica: O site deverá possuir uma categorização simples e clara, que facilite a localização do produto desejado pelo cliente. Uma dica é cadastrar uma  árvore mercadológica,  que ofereça menos cliques para a localização dos produtos.

Categorização: Os produtos devem ser categorizados corretamente e de forma estratégica, para facilitar sua localização. Imagine uma loja física, onde seus produtos não são agrupados corretamente com produtos similares… Provavelmente deixará de ser vendido.

Nomenclatura: A nomenclatura do produto é importante para persuadir o cliente na compra. O produto deve possuir em sua nomenclatura suas características mais importantes, tais como: modelo, marca e especificações técnicas. Devemos nos colocar no lugar do cliente e imaginar como ele buscaria o produto em uma loja física.

Imagens:  A exibição da imagem deverá seguir um padrão de qualidade real, pois ela será a vitrine da sua loja virtual. Os produtos deverão ser exibidos em diversas formas para facilitar na decisão de compra do cliente.

SEO e Meta tags: O SEO (Search Engine Optimization) é muito importante para fazer com que o seu site possua relevância nos buscadores. Para isto é necessário desenvolver conteúdos originais, pesquisas para identificar quais os termos mais buscados pelos usuários e desenvolver urls amigáveis. Quanto mais conteúdo o site possuir, mais relevância ele terá!

Busca: Fazer pesquisas para definir quais termos são utilizados pelo cliente para buscar um determinado produto faz com que o site seja eficiente para o consumidor. Esta pesquisa consiste no estudo do comportamento do consumidor e pode ser feito através de ferramentas que apresentam os termos mais buscados no site e na internet em geral.

Descrição Comercial e Técnica: Todos os produtos devem possuir a descrição comercial para persuadir o cliente na compra. As especificações técnicas também são importantes para informar ao clientes quais são características e funcionalidades dos produtos.

Manter a qualidade no cadastro de produtos exige grande esforço, mas traz bons frutos ao site!

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25 dicas do Gmail que vão fazer seu e-mail parecer mais profissional

TECNOLOGIA

Confira 25 dicas que podem ajudar você a possuir um e-mail mais profissional usando apenas o Gmail

Crédito: Shutterstock.com

Você deve entender como utilizar as ferramentas disponibilizadas pelo seu provedor para parecer mais educado e profissional

Embora não seja mais tão utilizado pelos jovens, o e-mail ainda é um dos métodos de comunicação preferidos quando se trata de negócios e trabalho. Nesse caso é fundamental que você conheça as regras de etiqueta do e-mail.

Mas, mais que isso você deve entender como utilizar asferramentas disponibilizadas pelo seu provedor para parecer mais educado e profissional. Confira 25 dicas do Gmail para garantir que seus e-mails sejam profissionais e educados:

Dicas para um e-mail mais profissional 1. Desfazer o envio

Mesmo que você tenha revisado o e-mail inúmeras vezes, ainda existem chances de você clicar em “Enviar” e só depois perceber que deixou alguma informação importante passar, ou cometeu um erro grosseiro de digitação. Para evitar esse tipo de problema, usando o Gmail é possível usar a ferramenta de “Desfazer o envio” e interromper a entrega de um e-mail já enviado.

Dicas para um e-mail mais profissional 2. Alerta de anexos

É muito comum esquecer-se de anexar um arquivo a um e-mail, mas é um erro tão bobo que faz você se sentir envergonhado, especialmente porque você precisa enviar outro e-mail logo em seguida, dizendo que se esqueceu do principal o arquivo. Por isso é possível configurar o seu Gmail para te avisar quando você usar a palavra “anexo” na sua mensagem, mas sem nenhum arquivo anexado. Se esse for o caso aparecerá uma mensagem na sua tela, questionando se você pretende, de fato, enviar a mensagem sem nenhum anexo.

Dicas para um e-mail mais profissional 3. Nome do e-mail

Você já deve estar cansado de ouvir sobre isso, mas é sempre bom lembrar que um e-mail profissional não deve ter apelidos, nomes no diminutivo ou caracteres especiais. Se puder, evite também os números.

Dicas para um e-mail mais profissional 4. Defina um padrão para estilo de textos

O Gmail permite que você mude as definições de estilo de texto. Usando essa ferramenta você pode formatar o seu estilo para uma fonte e estilo mais profissionais.

Dicas para um e-mail mais profissional 5. Use o enriquecedor de textos

Não adianta se preocupar com a forma do seu texto se você ignorar o conteúdo. Portanto, use a ferramenta de enriquecimento de texto. Você pode criar listas numeradas ou com marcadores, sublinhado, recuo, citações, etc.

Dicas para um e-mail mais profissional 6. Defina um tema

A aparência do Gmail já tem características simples e profissionais, mas você pode alterar essas configurações e até mesmo criar um tema personalizado, com o nome e o logotipo da sua empresa.

Dicas para um e-mail mais profissional 7. Use rótulos de espera

Não se perca na quantidade de e-mails que você recebe diariamente. Se você está esperando por alguma resposta importante e não quer deixá-la passar em meio aos outros conteúdos que você recebe, configure um rótulo de espera e se lembre de voltar a eles durante o período de espera.

Dicas para um e-mail mais profissional 8. Use o recurso de respostas para férias

Se você não estará presente no escritório durante alguns dias ou mesmo para as suas férias, faça uso das respostas automáticas. Dessa maneira, todas as pessoas que enviarem e-mails para você receberão uma resposta automática informando que você está ausente.

Dicas para um e-mail mais profissional 9. Habilite o Mail Goggles

Se você tem problemas por enviar e-mails enquanto não está sob as suas condições normais de pensamento, seja porque bebeu demais, porque está com sono ou tomou muitos remédios, habilite o Mail Goggles e verifique se você está prejudicado antes de disparar um e-mail.

Dicas para um e-mail mais profissional 10. Insira imagens

Embora o recurso de anexar seja muito comum, em alguns casos é mais natural e profissional inserir uma imagem diretamente no corpo do texto. Use o recurso de inserir imagens para incluí-las diretamente na mensagem que você está enviando.

Dicas para um e-mail mais profissional 11. Configure lembretes de voz para cobranças

Cobre os seus devedores de maneira mais profissional configurando, por meio do FreshBooks, alguns lembretes de voz que podem ser enviados via e-mail.

Dicas para deixar um e-mail mais profissional 12. Use acesso IMAP e POP

Você pode acessar a sua conta do Gmail por meio do seu telefone ou pelo Outlook com o acesso IMAP e POP.

Dicas para deixar um e-mail mais profissional 13. Configure o seu nome de envio

Pense em como o seu nome aparece para as pessoas que recebem os seus e-mails. Não é muito profissional deixar que seu nome de envio seja, simplesmente, o endereço do seu e-mail. Procure definir um nome mais profissional, nem que seja apenas o seu nome e sobrenome.

Dicas para um e-mail mais profissional 14. Programe o envio dos seus e-mails

Algumas pessoas realizam seus trabalhos de forma mais eficiente durante a madrugada, isso é perfeitamente compreensível. No entanto, não é muito profissional enviar e-mails a um cliente às 2 horas da manhã, especialmente porque ele pode ter a conta configurada no celular, etc. Ao invés disso você pode usar o Boomerang, recurso que permite que você agende os seus e-mails para horários posteriormente.

Dicas para um e-mail mais profissional 15. Configure e-mails coletivos

Você pode usar o Gmail para enviar mala direta para diversos contatos de uma só vez. Aproveite a ferramenta para e-mails personalizados diretamente da sua caixa do Gmail.

Dicas para um e-mail mais profissional 16. Aproveite o Gmail para a sua marca

Usando o Google Apps é possível adicionar o Gmail e outros serviços do Google para o seu próprio domínio. Portanto, ao invés de possuir uma conta “@gmail.com”, você pode utilizar o seu próprio domínio, mas mantendo o acesso via Gmail e todos os recursos oferecidos pelo provedor. O serviço é gratuito.

Dicas para um e-mail mais profissional 17. Compartilhe conversas pelo Skype

Com o aplicativo G-Recorder você pode registrar automaticamente as chamadas do Skype e repeti-las, buscá-las e até mesmo encaminhá-las para outras pessoas que não tiveram acesso a ela.

Dicas para um e-mail mais profissional 18. Crie uma assinatura

O Gmail permite que você crie assinaturas para o seu e-mail, incluindo imagens. Configure uma assinatura que contenha o seu nome, cargo e empresa, assim como outras maneiras de contato, como telefone e perfis em redes sociais. Considere, inclusive, incluir um pequeno logotipo da empresa na assinatura.

Dicas para um e-mail mais profissional 19. Defina respostas automáticas padrão

Se você configurar respostas padrão vai, além de parecer profissional, economizar tempo. Envie diversos e-mails que dizem, basicamente, a mesma coisa, salvando-os como resposta pronta.

Dicas para um e-mail mais profissional 20. Compartilhe arquivos

Nesse caso o compartilhamento não se trata de anexar arquivos. Dependendo do tamanho do documento a ser enviado você não conseguirá usar o recurso de anexar, portanto, utilize aplicativos como o Box para compartilhar qualquer tipo e tamanho de conteúdo.

Dicas para um e-mail mais profissional 21. Saiba tudo sobre os seus contatos

Com o Rapportive você pode conseguir todas as informações sobre as pessoas com quem mantém contato. A ferramenta oferece perfis de contatos, incluindo a localização, a empresa, os últimos tweets, LinkedIn, etc.

Dicas para um e-mail mais profissional 22. Use o e-mail como back-up

Mesmo que você não use o Gmail para enviar e-mails, ele é uma ferramenta poderosa para salvar conversas importantes que você não pode perder. Defina a sua conta de negócios por uma conta do Gmail e use-a como back-up no caso de algo dar errado e você precisar recuperar um e-mail antigo.

Dicas para um e-mail mais profissional 23. Tenha assinaturas eletrônicas

Aceite assinaturas eletrônicas no seu Gmail por meio do aplicativo DocuSign. Por meio do aplicativo, você consegue mais facilidade ao obter documentos de assinatura sem perder o cuidado com a rapidez e o profissionalismo.

Dicas para um e-mail mais profissional 24. Faça back-up novamente

O Gmail faz, automaticamente, o back-up dos seus e-mails em servidores de dados redundantes. Mas, de toda maneira, procure salvar seus e-mails importantes no seu disco rígido, para ter a certeza de que seus dados estão seguros e acessíveis.

Dicas para um e-mail mais profissional 25. Mantenha-se no topo da caixa de entrada

Use o Gmail Notifier e vigie os e-mails importantes de acordo com o momento em que eles chegam à sua caixa de entrada. Isso facilita a comunicação com os seus contatos e melhora o seu tempo de resposta, especialmente para pessoas que precisam de contato rápido e eficiente.

Fonte: Universia Brasil