TECNOLOGIA
Confira 25 dicas que podem ajudar você a possuir um e-mail mais profissional usando apenas o Gmail
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Você deve entender como utilizar as ferramentas disponibilizadas pelo seu provedor para parecer mais educado e profissional
Embora não seja mais tão utilizado pelos jovens, o e-mail ainda é um dos métodos de comunicação preferidos quando se trata de negócios e trabalho. Nesse caso é fundamental que você conheça as regras de etiqueta do e-mail.
Mas, mais que isso você deve entender como utilizar asferramentas disponibilizadas pelo seu provedor para parecer mais educado e profissional. Confira 25 dicas do Gmail para garantir que seus e-mails sejam profissionais e educados:
Dicas para um e-mail mais profissional 1. Desfazer o envio
Mesmo que você tenha revisado o e-mail inúmeras vezes, ainda existem chances de você clicar em “Enviar” e só depois perceber que deixou alguma informação importante passar, ou cometeu um erro grosseiro de digitação. Para evitar esse tipo de problema, usando o Gmail é possível usar a ferramenta de “Desfazer o envio” e interromper a entrega de um e-mail já enviado.
Dicas para um e-mail mais profissional 2. Alerta de anexos
É muito comum esquecer-se de anexar um arquivo a um e-mail, mas é um erro tão bobo que faz você se sentir envergonhado, especialmente porque você precisa enviar outro e-mail logo em seguida, dizendo que se esqueceu do principal o arquivo. Por isso é possível configurar o seu Gmail para te avisar quando você usar a palavra “anexo” na sua mensagem, mas sem nenhum arquivo anexado. Se esse for o caso aparecerá uma mensagem na sua tela, questionando se você pretende, de fato, enviar a mensagem sem nenhum anexo.
Dicas para um e-mail mais profissional 3. Nome do e-mail
Você já deve estar cansado de ouvir sobre isso, mas é sempre bom lembrar que um e-mail profissional não deve ter apelidos, nomes no diminutivo ou caracteres especiais. Se puder, evite também os números.
Dicas para um e-mail mais profissional 4. Defina um padrão para estilo de textos
O Gmail permite que você mude as definições de estilo de texto. Usando essa ferramenta você pode formatar o seu estilo para uma fonte e estilo mais profissionais.
Dicas para um e-mail mais profissional 5. Use o enriquecedor de textos
Não adianta se preocupar com a forma do seu texto se você ignorar o conteúdo. Portanto, use a ferramenta de enriquecimento de texto. Você pode criar listas numeradas ou com marcadores, sublinhado, recuo, citações, etc.
Dicas para um e-mail mais profissional 6. Defina um tema
A aparência do Gmail já tem características simples e profissionais, mas você pode alterar essas configurações e até mesmo criar um tema personalizado, com o nome e o logotipo da sua empresa.
Dicas para um e-mail mais profissional 7. Use rótulos de espera
Não se perca na quantidade de e-mails que você recebe diariamente. Se você está esperando por alguma resposta importante e não quer deixá-la passar em meio aos outros conteúdos que você recebe, configure um rótulo de espera e se lembre de voltar a eles durante o período de espera.
Dicas para um e-mail mais profissional 8. Use o recurso de respostas para férias
Se você não estará presente no escritório durante alguns dias ou mesmo para as suas férias, faça uso das respostas automáticas. Dessa maneira, todas as pessoas que enviarem e-mails para você receberão uma resposta automática informando que você está ausente.
Dicas para um e-mail mais profissional 9. Habilite o Mail Goggles
Se você tem problemas por enviar e-mails enquanto não está sob as suas condições normais de pensamento, seja porque bebeu demais, porque está com sono ou tomou muitos remédios, habilite o Mail Goggles e verifique se você está prejudicado antes de disparar um e-mail.
Dicas para um e-mail mais profissional 10. Insira imagens
Embora o recurso de anexar seja muito comum, em alguns casos é mais natural e profissional inserir uma imagem diretamente no corpo do texto. Use o recurso de inserir imagens para incluí-las diretamente na mensagem que você está enviando.
Dicas para um e-mail mais profissional 11. Configure lembretes de voz para cobranças
Cobre os seus devedores de maneira mais profissional configurando, por meio do FreshBooks, alguns lembretes de voz que podem ser enviados via e-mail.
Dicas para deixar um e-mail mais profissional 12. Use acesso IMAP e POP
Você pode acessar a sua conta do Gmail por meio do seu telefone ou pelo Outlook com o acesso IMAP e POP.
Dicas para deixar um e-mail mais profissional 13. Configure o seu nome de envio
Pense em como o seu nome aparece para as pessoas que recebem os seus e-mails. Não é muito profissional deixar que seu nome de envio seja, simplesmente, o endereço do seu e-mail. Procure definir um nome mais profissional, nem que seja apenas o seu nome e sobrenome.
Dicas para um e-mail mais profissional 14. Programe o envio dos seus e-mails
Algumas pessoas realizam seus trabalhos de forma mais eficiente durante a madrugada, isso é perfeitamente compreensível. No entanto, não é muito profissional enviar e-mails a um cliente às 2 horas da manhã, especialmente porque ele pode ter a conta configurada no celular, etc. Ao invés disso você pode usar o Boomerang, recurso que permite que você agende os seus e-mails para horários posteriormente.
Dicas para um e-mail mais profissional 15. Configure e-mails coletivos
Você pode usar o Gmail para enviar mala direta para diversos contatos de uma só vez. Aproveite a ferramenta para e-mails personalizados diretamente da sua caixa do Gmail.
Dicas para um e-mail mais profissional 16. Aproveite o Gmail para a sua marca
Usando o Google Apps é possível adicionar o Gmail e outros serviços do Google para o seu próprio domínio. Portanto, ao invés de possuir uma conta “@gmail.com”, você pode utilizar o seu próprio domínio, mas mantendo o acesso via Gmail e todos os recursos oferecidos pelo provedor. O serviço é gratuito.
Dicas para um e-mail mais profissional 17. Compartilhe conversas pelo Skype
Com o aplicativo G-Recorder você pode registrar automaticamente as chamadas do Skype e repeti-las, buscá-las e até mesmo encaminhá-las para outras pessoas que não tiveram acesso a ela.
Dicas para um e-mail mais profissional 18. Crie uma assinatura
O Gmail permite que você crie assinaturas para o seu e-mail, incluindo imagens. Configure uma assinatura que contenha o seu nome, cargo e empresa, assim como outras maneiras de contato, como telefone e perfis em redes sociais. Considere, inclusive, incluir um pequeno logotipo da empresa na assinatura.
Dicas para um e-mail mais profissional 19. Defina respostas automáticas padrão
Se você configurar respostas padrão vai, além de parecer profissional, economizar tempo. Envie diversos e-mails que dizem, basicamente, a mesma coisa, salvando-os como resposta pronta.
Dicas para um e-mail mais profissional 20. Compartilhe arquivos
Nesse caso o compartilhamento não se trata de anexar arquivos. Dependendo do tamanho do documento a ser enviado você não conseguirá usar o recurso de anexar, portanto, utilize aplicativos como o Box para compartilhar qualquer tipo e tamanho de conteúdo.
Dicas para um e-mail mais profissional 21. Saiba tudo sobre os seus contatos
Com o Rapportive você pode conseguir todas as informações sobre as pessoas com quem mantém contato. A ferramenta oferece perfis de contatos, incluindo a localização, a empresa, os últimos tweets, LinkedIn, etc.
Dicas para um e-mail mais profissional 22. Use o e-mail como back-up
Mesmo que você não use o Gmail para enviar e-mails, ele é uma ferramenta poderosa para salvar conversas importantes que você não pode perder. Defina a sua conta de negócios por uma conta do Gmail e use-a como back-up no caso de algo dar errado e você precisar recuperar um e-mail antigo.
Dicas para um e-mail mais profissional 23. Tenha assinaturas eletrônicas
Aceite assinaturas eletrônicas no seu Gmail por meio do aplicativo DocuSign. Por meio do aplicativo, você consegue mais facilidade ao obter documentos de assinatura sem perder o cuidado com a rapidez e o profissionalismo.
Dicas para um e-mail mais profissional 24. Faça back-up novamente
O Gmail faz, automaticamente, o back-up dos seus e-mails em servidores de dados redundantes. Mas, de toda maneira, procure salvar seus e-mails importantes no seu disco rígido, para ter a certeza de que seus dados estão seguros e acessíveis.
Dicas para um e-mail mais profissional 25. Mantenha-se no topo da caixa de entrada
Use o Gmail Notifier e vigie os e-mails importantes de acordo com o momento em que eles chegam à sua caixa de entrada. Isso facilita a comunicação com os seus contatos e melhora o seu tempo de resposta, especialmente para pessoas que precisam de contato rápido e eficiente.
Fonte: Universia Brasil
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